Segnalazione violazioni – Whistleblowing

Cos’è

L’istituto del whistleblowing è uno strumento a disposizione dei lavoratori pubblici e privati che ha come obiettivo regolamentare e facilitare il processo di segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui il soggetto segnalante, il cosiddetto “whistleblower” sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo, prevedendo significative forme di tutela per chi effettua la segnalazione.

Di origine anglosassone, in Italia il whistleblowing è oggi regolato dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” emanato in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937.

Chi può segnalare

Ai sensi dell’art. 3, comma 3 e 4, del dlgs 24/2023, le disposizioni del decreto medesimo si applicano alle seguenti persone che segnalano, denunciano all'autorità giudiziaria o contabile o divulgano pubblicamente informazioni sulle violazioni di cui sono venute a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo:

i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ivi compresi i dipendenti di cui all'articolo 3 del medesimo decreto, nonché i dipendenti delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione;
i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell'articolo 2359 del codice civile, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, o dall'articolo 54-bis del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

La tutela delle persone segnalanti di cui al comma 3 si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

quando il rapporto giuridico di cui al comma 3 non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

I canali interni che Veritas ha attivato per le segnalazioni di whistleblowing non costituiscono un servizio per l’utenza e non possono essere utilizzati per presentare reclami o segnalare disservizi di diversa natura, per i quali si rinvia alle sezioni dedicate di questo sito e ai contatti disponibili qui.

Qual è il campo di applicazione

Le segnalazioni hanno ad oggetto le informazioni sulle violazioni di specifiche normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui le persone segnalanti siano venute a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

Cosa si può segnalare

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Le disposizioni del dlgs 24/2023 non si applicano:

alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o con-tabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al dlgs 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato citato in precedenza;
alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale.

Come deve essere il contenuto della segnalazione

Di norma, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

l’identità del soggetto che effettua la segnalazione;
la descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segna-lati.

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché si possa procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

Quali sono le tutele

Obbligo di riservatezza;
- L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
- La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
- La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico di cui agli articoli 5 e seguenti del dlgs 33/2013;
- La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante
Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali;
- Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati;
- I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
- Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.
Tutela dalle ritorsioni;
- Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.
- La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato compete ad Anac
- La protezione si applica anche:
  - al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
  - alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  - ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  - agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone

Canali di segnalazione

I canali di segnalazione utilizzabili in astratto sono:

il canale interno
il canale esterno
la divulgazione pubblica

Per una descrizione più ampia dei predetti canali vedasi:
Regolamento per la gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing) e la tutela del segnalante (whistleblower) adottato da Veritas spa

Canali di segnalazione interna (di Veritas spa) e soggetto gestore

Veritas spa attiva canali di segnalazione interna che garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione dei canali interni di segnalazione e delle segnalazioni, è affidata all’Unità Operativa Segnalazioni (UOS), cui il RPCT è preposto, composto da personale Veritas individuato dal RPCT stesso dotato di adeguate competenze, professionalità e formazione, che potrà avvalersi di ulteriore personale specificatamente formato ed istruito e/o di professionisti esterni.

La segnalazione interna viene acquisita da Veritas mediante:

segnalazioni in forma scritta
segnalazioni in forma orale
incontri diretti con l’Unità Operativa Segnalazioni (UOS) o uno dei suoi componenti

Veritas si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime ove queste siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati. Veritas considera le segnalazioni anonime che dovesse ricevere tramite i canali di segnalazione interni alla stregua di segnalazioni ordinarie.

Non è prevista la possibilità di inviare segnalazioni anonime attraverso la piattaforma informatica attivata da Veritas per le segnalazioni.

Canale di segnalazione esterno (di ANAC)

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna che consiste nella comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna attivato da ANAC.

La segnalazione esterna può essere effettuata se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

il canale di segnalazione interna non è attivo o non è conforme a quanto previsto dal dlgs 24/2023;
il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.